Rôles et validations : niveaux, suppléance et principe des quatre yeux

Sur demande, le rôle Collaboration ne voit que les projets dans lesquels la personne est inscrite. Le droit « Paiements » permet les lots de paiements et pain.001 sans droit de validation. Le nombre d'utilisateurs est illimité dans tous les plans.

Les externes collaborent gratuitement et n'ont pas besoin de licence. Chaque participation peut porter une fonction, par exemple « représentant du maître de l'ouvrage ».

• Direction de projet et direction des travaux
• Maître de l'ouvrage avec validation ou en lecture seule, avec droit d'export, par exemple pour l'organe de révision
• Ingénieurs spécialisés, sur demande limités à leur corps de métier selon CFC pour les avenants, le métré et la régie
• Entrepreneurs, aussi avec plusieurs personnes par entreprise
• Fiduciaire avec export

Les factures, les avenants, les lots de paiements et les propositions d'adjudication passent par une chaîne : direction des travaux, direction de projet, maître de l'ouvrage. Pour les maîtres de l'ouvrage publics, vous définissez les niveaux du maître de l'ouvrage avec des limites supérieures, par exemple commission de construction jusqu'à CHF 50’000, exécutif communal jusqu'à CHF 500’000, exécutif de la ville au-delà. Chaque niveau a ses propres personnes.

Pour CHF 120’000, la commission de construction et l'exécutif communal décident alors l'un après l'autre ; Sollaro indique à l'avance qui est nécessaire. La boîte de validation réunit les validations en attente, et qui doit décider reçoit un e-mail.

Si la direction de projet ou la direction des travaux est en vacances, vous configurez une suppléance avec une période, d'une année au maximum. Les validations ouvertes et nouvelles vont au suppléant, et le tampon indique « en remplacement de ». À la fin de la période, la suppléance prend fin d'elle-même.

Personne ne décide deux étapes de la même validation, pas même en suppléance. De la demande à la validation, au moins deux personnes interviennent toujours. Pour la proposition d'adjudication, à partir d'un montant fixé par une règle, ce n'est pas la personne qui l'a soumise qui l'approuve.

Chaque participation peut avoir une date d'expiration. Sept jours avant, la personne qui a invité reçoit un rappel. Si le projet est archivé, tous les accès externes prennent fin automatiquement ; le bureau conserve l'accès en lecture.

Chaque décision porte la personne, l'heure et, le cas échéant, le niveau ou la suppléance. Les suppléances, les accès et le droit « Paiements » figurent dans le journal avec chaque modification.

Dans une commune, plusieurs organes peuvent-ils valider ?

Oui. Vous définissez les niveaux du maître de l'ouvrage avec des limites supérieures, par exemple commission de construction jusqu'à CHF 50’000 et exécutif communal au-delà. Chaque niveau a ses propres personnes et décide dans l'ordre de la chaîne. C'est inclus dans tous les plans.

Que se passe-t-il avec les validations pendant les vacances ?

Pendant la période de suppléance, les validations ouvertes et nouvelles vont au suppléant. Le tampon indique « en remplacement de », et l'e-mail au suppléant nomme la personne remplacée.

Les externes voient-ils encore quelque chose après la fin du projet ?

Non. Avec l'archivage, tous les accès du maître de l'ouvrage, des ingénieurs spécialisés, des entrepreneurs et de la fiduciaire prennent fin. Le bureau conserve l'accès en lecture.

D’autres réponses sur les prix, les délais, l’IA et l’emplacement des données figurent dans les questions fréquentes, les termes techniques dans le glossaire.