Boîte de réception et scanner : des pièces papier et des e-mails au bon projet

Vous ouvrez le scanner dans le navigateur du téléphone ou de la tablette, sans installer d'application. La caméra détecte les bords de la feuille, les coins se corrigent à la main, et plusieurs pages forment un seul PDF.

Tant que vous n'avez pas téléversé, les photos restent sur votre appareil. Si la connexion se coupe sur le chantier, le scan est encore là à la prochaine ouverture.

• Caméra arrière avec détection des bords, coins corrigeables à la main
• Couleur ou noir et blanc pour des copies bien lisibles
• Plusieurs pages dans un seul document
• Sans caméra : PDF ou photo depuis le sélecteur de fichiers
• Du PC du bureau au téléphone : la page de scan affiche un code QR qui ouvre le scanner sur le téléphone

Rien de plus agaçant qu'une facture dont la deuxième page est restée dans la camionnette. Sollaro lit les numéros de page et les reports imprimés et signale ce qui manque avant que le document soit classé dans le projet. Selon le type de pièce, Sollaro vérifie en outre que les parties déterminantes sont présentes.

Le contrôle des pages fait partie de l'attribution par l'IA : il s'effectue après le téléversement, dans les projets où l'IA est activée.

Chaque projet reçoit sa propre adresse de réception, par exemple burlingen-k7q2mx@eingang.sollaro.ch. Les entrepreneurs y envoient factures, offres et rapports, et chaque pièce jointe apparaît comme une entrée distincte dans la boîte de réception du projet.

Sont acceptés les fichiers PDF et JPEG jusqu'à 25 MB par pièce jointe ; les photos sont converties en PDF. Sollaro n'enregistre pas le texte de l'e-mail, seulement l'expéditeur, l'objet et l'heure de réception. La messagerie personnelle de la direction des travaux reste ainsi libre des pièces qui appartiennent au projet.

Sur simple clic, l'IA lit la pièce et propose ce dont il s'agit et où elle va : offre, facture, avenant, rapport de régie, bulletin de livraison, plan ou correspondance, avec le contrat ou l'adjudication correspondants. La proposition indique la page sur laquelle elle s'appuie.

Rien n'est repris automatiquement. Une personne confirme ou corrige l'attribution, et ce n'est qu'ensuite que la pièce est classée dans le projet et part au contrôle, par exemple comme facture vérifiée par rapport au contrat d'entreprise. Les instructions que quelqu'un cacherait dans un document ne sont pas exécutées par l'IA.

Les pièces téléversées sont stockées dans un espace privé en Suisse. Pour le classement, la pièce est transmise à un modèle d'IA dont le traitement a lieu dans l'UE, uniquement pour cette analyse et sans entraînement. Les détails figurent dans la déclaration de protection des données, sous « Boîte de réception, scanner et réception par e-mail ».

Faut-il une application pour le scanner ?

Non. Le scanner fonctionne dans le navigateur du téléphone ou de la tablette. La première fois, le navigateur demande s'il peut utiliser la caméra.

Que se passe-t-il si une page manque ?

Dans les projets où l'IA est activée, Sollaro signale par exemple « La page 2 sur 3 manque » avant que vous classiez le document. Vous pouvez scanner la page manquante ou classer sciemment le document incomplet.

Qui voit les e-mails envoyés à l'adresse du projet ?

Les pièces jointes sont visibles par les personnes du bureau autorisées à voir la boîte de réception du projet. Sollaro n'enregistre pas le texte de l'e-mail.

D’autres réponses sur les prix, les délais, l’IA et l’emplacement des données figurent dans les questions fréquentes, les termes techniques dans le glossaire.