Déclaration de protection des données

• Aucun cookie d’analyse, de suivi ou publicitaire, aucune newsletter, aucune vente de données.
• La base de données et les fichiers se trouvent dans un centre de calcul à Zurich.
• Les données de projet appartiennent au bureau. Nous ne les traitons que pour son compte et conformément au contrat de sous-traitance.
• Les fonctions IA sont activables par projet et désactivées par défaut. L’analyse s’effectue dans l’UE, les contenus ne sont pas utilisés pour l’entraînement de modèles. L’IA établit des projets, ce sont des personnes qui décident.
• Notre support ne voit vos données que si le bureau l’y a autorisé au préalable.
• Questions et demandes : hallo@sollaro.ch

Le responsable des traitements que nous effectuons sous notre propre responsabilité (ch. 2) est :

Dès que la société d’exploitation sera constituée, nous l’indiquerons ici ; elle assumera alors ce rôle. Nous n’avons pas désigné de conseiller à la protection des données au sens de l’art. 10 LPD. Pour toute question relative à la protection des données, un e-mail à hallo@sollaro.ch suffit.

Notre rôle varie selon les données. Il détermine à qui vous devez vous adresser.

Pour les données de projet, c’est le bureau qui détermine la finalité et l’étendue du traitement ; nous concluons avec lui un contrat de sous-traitance. Nous décrivons néanmoins ce traitement ici, afin que les entrepreneurs, le maître d’ouvrage et les collaborateurs puissent savoir ce qui se passe sur le plan technique. Les demandes concernant des données de projet qui nous parviennent sont transmises au bureau.

Cet aperçu porte sur les traitements effectués sous notre propre responsabilité. La base juridique selon le RGPD n’a d’importance que pour les personnes dans l’UE (ch. 16) ; en Suisse, un traitement licite ne requiert pas de base juridique.

La communication de données est facultative. Sans les champs obligatoires, nous ne pouvons pas répondre à une demande ni tenir un compte.

Hébergement et journaux du serveur

Le site web et l’application sont hébergés chez Vercel. Les fonctions serveur s’exécutent à Francfort (Allemagne), les fichiers statiques sont délivrés par Vercel via un réseau mondial. La base de données ne se trouve pas chez Vercel, mais à Zurich. Lors de la consultation d’une page, les données de journal mentionnées au ch. 3 sont techniquement indispensables.

Aucune analyse et aucun contenu de tiers

Nous n’utilisons aucun service d’analyse, de suivi ou de publicité, aucun plugin de réseaux sociaux et aucun contenu intégré de tiers. Nous délivrons nous-mêmes les polices de caractères, sans passer par Google Fonts.

Cookies et stockage dans le navigateur

sollaro.ch ne place aucun cookie. Nous n’utilisons que des cookies et des entrées dans le stockage de votre navigateur qui sont techniquement nécessaires. Ils ne sont pas transmis à des tiers et ne servent pas à vous reconnaître d’un site à l’autre. Ils ne requièrent pas de consentement.

Vous pouvez à tout moment supprimer ou bloquer les cookies et le stockage du navigateur. Sans cookies de connexion, l’espace protégé n’est pas utilisable.

Compte et invitation

Un compte n’est créé que sur invitation d’un bureau ou à la suite d’une demande de projet pilote. Nous envoyons les e-mails de connexion, de confirmation et d’invitation via Resend. Nous ne conservons les mots de passe que sous forme de hachage, jamais en clair.

Authentification à deux facteurs et passkeys

Pour l’authentification à deux facteurs, Supabase Auth enregistre une clé secrète liée à votre compte ; les codes sont générés uniquement dans l’application d’authentification sur votre appareil. Si vous configurez une clé d’accès (passkey), nous n’enregistrons que sa clé publique et le nom que vous lui donnez. L’empreinte digitale ou la reconnaissance faciale restent sur votre appareil et ne nous parviennent jamais. Vous pouvez renommer et supprimer vos passkeys dans le profil.

Sessions, profil et notifications

Dans le profil, vous voyez vos sessions actives (heure, navigateur) et pouvez vous déconnecter de tous les appareils. Vous y gérez également votre nom, votre fonction, votre téléphone, votre photo de profil et votre langue. Vous pouvez vous désabonner des rappels de délais et du rapport hebdomadaire, mais pas des e-mails nécessaires à une validation ou à la sécurité de votre compte.

Abonnement au calendrier

Sur demande, nous générons un lien de calendrier personnel contenant les délais et les rendez-vous des projets que vous êtes autorisé à voir. Les logiciels de calendrier le consultent sans connexion ; toute personne qui connaît le lien peut lire le calendrier. Ne le transmettez donc pas. Nous n’enregistrons qu’un hachage du lien. Vous pouvez à tout moment le réinitialiser ou mettre fin à l’abonnement dans le profil.

Exportation et suppression

Dans le profil, vous téléchargez vos données sous forme de fichier JSON : profil, appartenances à des bureaux, rôles dans les projets, réglages et entrées de la piste d’audit que vous avez déclenchées. Vous pouvez également y demander la suppression de votre compte. Nous examinons la demande et prenons contact avec vous avant la suppression. Les pièces soumises à une obligation légale de conservation et la piste d’audit du bureau sont conservées.

Les bureaux saisissent dans Sollaro des plans des coûts, des adjudications, des offres, des contrats d’entreprise, des avenants, des travaux en régie, des métrés, des factures, des paiements et des garanties. Ces données contiennent surtout des noms, des fonctions et des coordonnées de personnes auprès des entrepreneurs, du maître d’ouvrage et des mandataires, ainsi que des indications figurant dans les documents téléversés. Nous traitons ces données séparément pour chaque bureau et uniquement pour fournir les fonctions de l’application. Le responsable du traitement est le bureau (ch. 2).

Personnes externes par lien

Les entrepreneurs déposent leurs offres et documents dans le portail via un lien personnel. Le maître d’ouvrage, les mandataires spécialisés et la fiduciaire ouvrent également un projet via un lien personnel, sans inscription ni mot de passe ; techniquement, un compte sans mot de passe est créé à cet effet. Les personnes externes ne voient que ce que le bureau leur rend accessible, les soumissionnaires jamais les offres des autres. Nous traitons alors la raison sociale, la personne de contact, l’adresse e-mail, les fichiers téléversés, les horodatages et les données de journal de la consultation.

Données de facturation et bancaires

Pour les contrats d’entreprise et les ordres de paiement, Sollaro enregistre les coordonnées bancaires des entrepreneurs (IBAN, QR-IBAN, titulaire du compte) et les montants. Il en résulte un fichier de paiement (pain.001) que le bureau valide lui-même dans son e-banking. Nous ne déclenchons aucun paiement et n’avons pas accès aux comptes bancaires.

Boîte de réception, scanner et réception des e-mails

Le scanner vous permet de photographier des pièces dans le navigateur. La caméra requiert votre accord dans le navigateur, les photos restent sur votre appareil jusqu’au téléversement. Chaque projet peut disposer de sa propre adresse de réception. Les e-mails envoyés à cette adresse sont reçus par Resend ; nous ne reprenons que les pièces jointes au format PDF ou JPEG ainsi que l’expéditeur, le destinataire, l’objet et l’heure. Nous n’enregistrons pas le texte de l’e-mail. Les pièces jointes dans d’autres formats et les e-mails adressés à des adresses inconnues sont rejetés.

Piste d’audit

Nous consignons les étapes de contrôle, les confirmations, les validations et les modifications avec la personne, l’adresse e-mail, l’heure et le type de modification, et pour les résultats IA avec l’indicateur, le modèle et la consommation. Le journal est en ajout seul et subsiste aussi longtemps que le projet.

Certaines fonctions analysent des documents à l’aide d’un modèle de langage, par exemple les positions, les prix et les réserves d’une offre ou le classement d’une pièce dans la boîte de réception. L’IA est activable par projet et désactivée par défaut ; les rôles Administration et Direction du bureau peuvent l’activer. Une analyse ne démarre que lorsqu’une personne la déclenche.

• Fournisseur et lieu : modèles Claude d’Anthropic PBC (États-Unis), interrogés via l’AI Gateway de Vercel Inc. (États-Unis). Pour chaque requête, nous exigeons que le calcul s’effectue dans l’UE, chez Amazon Web Services (Francfort) ou Google Cloud (UE). Si ce n’est pas possible, le gateway refuse la requête au lieu de l’exécuter ailleurs. Techniquement, la requête peut être reçue dans un centre de calcul de Vercel situé hors de l’UE avant d’être acheminée vers l’UE.
• Aucun entraînement : pour chaque requête, nous exigeons des fournisseurs qui n’utilisent pas les entrées et les sorties pour l’entraînement. Vercel ne les utilise pas non plus à cette fin.
• Enregistrement : nous n’enregistrons pas séparément l’instruction et la réponse brute, mais le résultat sous forme de projet avec sa source (page), et dans la piste d’audit le modèle, la consommation et la région. Vercel n’enregistre pas les requêtes du gateway. Si le fournisseur conserve temporairement des données, il le fait dans l’UE, à l’exception des requêtes qu’il signale lors d’un contrôle des abus. Il conserve celles-ci selon ses propres règles, le cas échéant hors de l’UE.
• L’humain décide : chaque résultat IA est un projet qu’une personne confirme.

Assistant de projet

L’assistant répond aux questions des personnes connectées d’un bureau sur un projet. Il ne lit que ce que la personne qui pose la question est de toute façon autorisée à voir ; les offres scellées restent fermées. Il ne modifie rien, n’envoie rien et ne valide rien. Pour chaque réponse, la question, l’historique de la conversation et les données de projet lues sont transmis pour analyse dans l’UE. Vous êtes seul à voir l’historique. Il reste enregistré jusqu’à ce que vous supprimiez la conversation, au plus tard jusqu’à la suppression du projet, du compte ou du bureau.

À des fins de support, notre équipe peut voir l’application telle qu’une personne du bureau la voit. Cela n’est possible que si une administratrice ou un administrateur du bureau a autorisé l’accès au préalable, pour 24 heures ou 7 jours. L’autorisation peut être révoquée à tout moment ; les sessions en cours prennent alors fin immédiatement.

• L’accès est en lecture seule. Nous ne pouvons rien y modifier, valider ou envoyer.
• Une session dure 30 minutes au plus et prend fin au plus tard avec l’autorisation.
• Au début de la session, les administrateurs du bureau reçoivent un e-mail.
• La personne, le début, la fin et les pages consultées figurent dans le journal du support, que le bureau peut consulter.

Pour le choix des entrepreneurs, nous tenons un répertoire d’entreprises de construction établi à partir de sources publiques : registre du commerce (Zefix) et registre IDE (nom, IDE, forme juridique, siège, but) ainsi que les publications d’adjudications sur simap.ch (marché, adjudicateur, date, montant). Pour les entreprises individuelles et les sociétés de personnes, il peut s’agir de données personnelles. Nous les traitons parce qu’elles sont accessibles à tout un chacun et que les bureaux ont un intérêt légitime à identifier les entreprises sans ambiguïté (art. 30, al. 3, et art. 31, al. 1, LPD).

Les personnes connectées de Sollaro voient ces indications. Nous n’enregistrons pas les personnes de contact des adjudicateurs, nous n’évaluons personne et n’établissons aucun classement. Les indications tirées de simap.ch ne constituent pas une publication officielle ; seules les publications qui y figurent font foi.

Opposition : écrivez à hallo@sollaro.ch. Nous bloquons l’entrée, supprimons la raison sociale et les adjudications, et la synchronisation régulière ne réimporte pas l’entreprise.

Les justificatifs qu’un entrepreneur téléverse lui-même via son lien, par exemple un extrait du registre des poursuites, ne font pas partie du répertoire, mais des données de projet du bureau qui l’a invité.

Ces prestataires traitent des données personnelles pour notre compte, uniquement selon nos instructions et en étant contractuellement tenus à la confidentialité et à la sécurité des données. Cette liste constitue également l’annexe 1 du contrat de sous-traitance conclu avec les bureaux.

Nous obtenons des données publiques auprès de Zefix (Office fédéral du registre du commerce), du registre IDE (Office fédéral de la statistique), de simap.ch et de l’OpenHolidays API (jours fériés par canton). Ces services ne reçoivent de notre part aucune donnée personnelle ; nous ne faisons que lire leurs publications.

Autres destinataires : les autorités et les tribunaux lorsque la loi nous y oblige, ainsi que des conseillers tels que la fiduciaire ou l’avocat soumis au secret professionnel, dans la mesure nécessaire. Au sein du bureau, les personnes ne voient les données de projet qu’en fonction de leur rôle.

La base de données et les fichiers se trouvent en Suisse. Les données personnelles parviennent à l’étranger par les voies suivantes :

Vous pouvez obtenir sur demande une copie des garanties. Les autorités d’États tiers peuvent, selon leur droit, exiger un accès dans certaines circonstances ; ce risque résiduel ne peut pas être entièrement exclu par des contrats.

Nous ne conservons les données personnelles qu’aussi longtemps que la finalité ou une obligation légale l’exige. Les délais applicables aux traitements sous notre propre responsabilité figurent au ch. 3.

• Données de projet : pendant la durée du contrat et selon les instructions du bureau. À la demande du bureau, nous conservons les projets archivés jusqu’à 10 ans, conformément à son obligation selon l’art. 958f CO ; à défaut, exportation et suppression 90 jours après la fin du contrat.
• Téléversements orphelins : nous supprimons automatiquement après 24 heures les fichiers sans enregistrement correspondant.
• Instructions et réponses brutes de l’IA : nous ne les enregistrons pas (ch. 7).
• Sauvegardes : pendant la phase pilote, notre fournisseur de base de données n’effectue aucune copie de sauvegarde automatique pour Sollaro. Une donnée supprimée par erreur ne peut donc pas être restaurée. Dès que des sauvegardes quotidiennes seront mises en place, nous en indiquerons ici la durée et le lieu.

Nous protégeons les données personnelles par des mesures appropriées au risque (art. 8 LPD), notamment :

• Transmission chiffrée (TLS, HSTS) et stockage chiffré chez le fournisseur.
• Séparation stricte des bureaux dans la base de données (Row Level Security), accès uniquement selon le rôle.
• Stockage de fichiers privé, téléchargements uniquement via des liens à durée limitée.
• Liens pour les personnes externes avec une clé aléatoire impossible à deviner.
• Limitation des requêtes et des tentatives échouées, protection contre les robots dans les formulaires.
• Authentification à deux facteurs et passkeys pour chaque compte, 2FA obligatoire pour la console de la plateforme.
• Piste d’audit en ajout seul ; accès du support uniquement avec autorisation et journalisation.

Nous ne sommes pas certifiés, par exemple selon ISO 27001. Si nous avons connaissance d’une violation de la sécurité des données entraînant vraisemblablement un risque élevé, nous l’annonçons au PFPDT et informons les personnes concernées si nécessaire (art. 24 LPD). Si elle concerne des données de projet, nous informons le bureau.

Sollaro ne prend aucune décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative (art. 21 LPD, art. 22 RGPD). Les propositions d’adjudication, les adjudications, les validations de factures et les paiements sont décidés par des personnes au sein du bureau ; les indicateurs de couleur et les remarques de contrôle ne sont que des aides à cet effet. Nous ne pratiquons pas de profilage.

Vous avez notamment le droit :

• de demander l’accès à vos données personnelles (art. 25 LPD) ;
• de faire rectifier des données inexactes ;
• de demander l’effacement ou de vous opposer à un traitement, pour autant qu’aucune obligation ni aucun intérêt prépondérant ne s’y oppose ;
• de recevoir vos données dans un format électronique courant (art. 28 LPD) ;
• de révoquer à tout moment un consentement pour l’avenir.

Écrivez à hallo@sollaro.ch. Nous répondons dans les 30 jours et demandons une preuve d’identité si nous ne pouvons pas vous identifier avec certitude autrement. L’accès est en principe gratuit. S’il s’agit de données de projet, nous transmettons la demande au bureau et le soutenons.

Autorité de surveillance : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, edoeb.admin.ch.

Sollaro s’adresse aux bureaux en Suisse. Le RGPD peut néanmoins s’appliquer, par exemple lorsque des entrepreneurs de l’UE déposent des offres via le portail. Dans ce cas, s’appliquent en outre :

• Bases juridiques : comme au ch. 3. Pour les données de projet, c’est le bureau qui détermine la base juridique.
• Droits : accès, rectification, effacement, limitation, portabilité des données et opposition (art. 15 à 21 RGPD), ainsi que réclamation auprès d’une autorité de contrôle dans l’UE, en particulier au lieu de résidence ou de travail.
• Transfert : selon une décision de la Commission européenne, la Suisse est considérée comme un État garantissant un niveau de protection adéquat. Pour les fournisseurs situés hors de Suisse, les garanties du ch. 11 s’appliquent.

Nous n’avons pas désigné de représentant dans l’UE (art. 27 RGPD), car nous n’adressons pas notre offre de manière ciblée à des personnes dans l’UE. Si cela change, nous réexaminerons la question.

Nous adaptons la présente déclaration lorsque les fonctions, les fournisseurs ou le droit changent. C’est la version publiée ici qui fait foi. Nous communiquons préalablement aux bureaux, conformément au contrat de sous-traitance, tout nouveau sous-traitant.

État : 23.10.2026