Rollen und Freigaben: Stufen, Stellvertretung und Vier-Augen-Prinzip

Auf Wunsch sieht die Mitarbeit nur die Projekte, in denen sie eingetragen ist. Das Recht «Zahlungen» erlaubt Zahlungsläufe und pain.001 ohne Freigaberecht. Die Zahl der Nutzer ist in allen Plänen unbegrenzt.

Externe arbeiten gratis mit und brauchen keine Lizenz. Jede Teilnahme kann eine Funktion tragen, etwa «Bauherrenvertretung».

• Projektleitung und Bauleitung
• Bauherrschaft mit Freigabe oder nur lesend, mit Export-Recht etwa für die Revisionsstelle
• Fachplanung, auf Wunsch bei Nachträgen, Ausmass und Regie nur für ihr Gewerk nach BKP
• Unternehmer, auch mit mehreren Personen pro Firma
• Treuhand mit Export

Rechnungen, Nachträge, Zahlungsläufe und Vergabeanträge laufen durch eine Kette: Bauleitung, Projektleitung, Bauherrschaft. Für öffentliche Bauherren legen Sie die Stufen der Bauherrschaft mit Obergrenzen fest, etwa Baukommission bis CHF 50’000, Gemeinderat bis CHF 500’000, Stadtrat darüber. Jede Stufe hat ihre eigenen Personen.

Für CHF 120’000 entscheiden dann Baukommission und Gemeinderat nacheinander; Sollaro zeigt vorher, wer nötig ist. Offene Freigaben sammelt die Freigabe-Inbox, und wer entscheiden muss, erhält eine Mail.

Ist die Projekt- oder Bauleitung in den Ferien, richten Sie eine Stellvertretung mit Zeitraum ein, höchstens ein Jahr. Offene und neue Freigaben gehen an die Stellvertretung, der Stempel lautet «in Vertretung von». Nach dem Zeitraum endet die Vertretung von selbst.

Niemand entscheidet zwei Schritte derselben Freigabe, auch nicht in Vertretung. Von Antrag bis Freigabe sind immer mindestens zwei Personen beteiligt. Beim Vergabeantrag genehmigt ab einem Betrag, den eine Regel festlegt, nicht die Person, die eingereicht hat.

Jede Teilnahme kann ein Ablaufdatum haben. Sieben Tage vorher erhält die einladende Person eine Erinnerung. Wird das Projekt archiviert, enden alle externen Zugänge automatisch; das Büro behält den Lesezugriff.

Jeder Entscheid trägt Person, Zeit und, falls zutreffend, Stufe oder Vertretung. Vertretungen, Zugänge und das Recht «Zahlungen» stehen mit jeder Änderung im Protokoll.

Können bei einer Gemeinde mehrere Gremien freigeben?

Ja. Sie legen die Stufen der Bauherrschaft mit Obergrenzen fest, zum Beispiel Baukommission bis CHF 50’000 und Gemeinderat darüber. Jede Stufe hat ihre eigenen Personen und entscheidet in der Reihenfolge der Kette. Das ist in allen Plänen enthalten.

Was passiert mit Freigaben während der Ferien?

Für die Zeit der Stellvertretung gehen offene und neue Freigaben an die Stellvertretung. Der Stempel lautet «in Vertretung von», die Mail an die Stellvertretung nennt die vertretene Person.

Sehen Externe nach Projektende noch etwas?

Nein. Mit dem Archivieren enden alle Zugänge von Bauherrschaft, Fachplanung, Unternehmern und Treuhand. Das Büro behält den Lesezugriff.

Weitere Antworten zu Preisen, Fristen, KI und Datenstandort stehen unter Häufige Fragen, Fachbegriffe im Glossar.