Eingang und Scanner: Belege vom Papier und aus der Mail ins richtige Projekt

Den Scanner öffnen Sie auf dem Handy oder Tablet im Browser, eine App braucht es nicht. Die Kamera erkennt die Ränder des Blatts, die Ecken lassen sich von Hand nachziehen, und mehrere Seiten werden zu einem PDF.

Solange Sie nicht hochladen, bleiben die Fotos auf Ihrem Gerät. Bricht die Verbindung auf der Baustelle ab, ist der Scan beim nächsten Öffnen noch da.

• Rückkamera mit Randerkennung, Ecken von Hand korrigierbar
• Farbe oder Schwarzweiss für gut lesbare Kopien
• Mehrere Seiten in einem Dokument
• Ohne Kamera: PDF oder Foto aus der Dateiauswahl

Nichts ist ärgerlicher als eine Rechnung, deren zweite Seite im Lieferwagen liegt. Sollaro liest die aufgedruckten Seitenzahlen und Überträge und meldet, was fehlt, bevor das Dokument im Projekt liegt. Je nach Art des Belegs prüft Sollaro zusätzlich, ob die entscheidenden Teile vorhanden sind.

Jedes Projekt erhält eine eigene Eingangsadresse, zum Beispiel eingang+burlingen-k7q2@eingang.sollaro.ch. Unternehmer schicken Rechnungen, Offerten und Rapporte dorthin, und jeder Anhang erscheint als eigener Eintrag im Eingang des Projekts.

Angenommen werden PDF und JPEG bis 25 MB pro Anhang; Fotos werden zu PDF. Den Text der Mail speichert Sollaro nicht, nur Absender, Betreff und Zeitpunkt. So bleibt die persönliche Mailbox der Bauleitung frei von Belegen, die eigentlich ins Projekt gehören.

Auf Knopfdruck liest die KI den Beleg und schlägt vor, was er ist und wohin er gehört: Offerte, Rechnung, Nachtrag, Regierapport, Lieferschein, Plan oder Korrespondenz, mit dem passenden Vertrag oder der passenden Vergabe. Der Vorschlag nennt die Seite, auf die er sich stützt.

Übernommen wird nichts automatisch. Eine Person bestätigt oder korrigiert die Zuordnung, und erst dann liegt der Beleg im Projekt und geht in die Prüfung, etwa als Rechnung gegen den Werkvertrag. Anweisungen, die jemand in einem Dokument versteckt, führt die KI nicht aus.

Hochgeladene Belege liegen in einer privaten Ablage in der Schweiz. Für die Einordnung geht der Beleg an das Sprachmodell in der EU, nur für diese eine Auswertung und ohne Training. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung unter «Eingang, Scanner und Mail-Eingang».

Braucht es für den Scanner eine App?

Nein. Der Scanner läuft im Browser des Handys oder Tablets. Beim ersten Mal fragt der Browser, ob er die Kamera verwenden darf.

Was passiert, wenn eine Seite fehlt?

Sollaro meldet zum Beispiel «Seite 2 von 3 fehlt», bevor Sie das Dokument ablegen. Sie können die Seite nachscannen oder das Dokument bewusst unvollständig ablegen.

Wer sieht die Mails an die Projektadresse?

Die Anhänge sehen die Personen des Büros, die im Projekt den Eingang sehen dürfen. Den Mailtext speichert Sollaro nicht.

Weitere Antworten zu Preisen, Fristen, KI und Datenstandort stehen unter Häufige Fragen, Fachbegriffe im Glossar.