Posta in arrivo e scanner: giustificativi cartacei e via e-mail nel progetto giusto

Lo scanner si apre nel browser dello smartphone o del tablet, senza bisogno di un'app. La fotocamera riconosce i bordi del foglio, gli angoli si possono correggere a mano e più pagine diventano un unico PDF.

Finché non carica il documento, le foto restano sul Suo apparecchio. Se in cantiere la connessione si interrompe, la scansione è ancora lì alla riapertura.

• Fotocamera posteriore con riconoscimento dei bordi, angoli correggibili a mano
• Colori o bianco e nero per copie ben leggibili
• Più pagine in un solo documento
• Senza fotocamera: PDF o foto dalla selezione dei file
• Dal PC dello studio allo smartphone: la pagina di scansione mostra un codice QR che apre lo scanner sullo smartphone

Nulla è più fastidioso di una fattura la cui seconda pagina è rimasta nel furgone. Sollaro legge i numeri di pagina e i riporti stampati e segnala cosa manca prima che il documento sia nel progetto. A seconda del tipo di giustificativo, Sollaro verifica inoltre che le parti decisive siano presenti.

La verifica delle pagine fa parte della classificazione con l'IA: avviene dopo il caricamento, nei progetti con IA attivata.

Ogni progetto riceve un proprio indirizzo di ricezione, per esempio burlingen-k7q2mx@eingang.sollaro.ch. Le imprese vi inviano fatture, offerte e rapporti, e ogni allegato compare come voce separata nella posta in arrivo del progetto.

Sono accettati PDF e JPEG fino a 25 MB per allegato; le foto diventano PDF. Il testo dell'e-mail Sollaro non lo salva, solo mittente, oggetto e momento di ricezione. Così la casella personale della direzione lavori resta libera da giustificativi che appartengono al progetto.

Con un clic l'IA legge il giustificativo e propone di che cosa si tratta e dove va: offerta, fattura, complemento, rapporto di regia, bolla di consegna, piano o corrispondenza, con il contratto o la gara corrispondente. La proposta indica la pagina su cui si basa.

Nulla viene ripreso automaticamente. Una persona conferma o corregge l'attribuzione, e solo allora il giustificativo è nel progetto e passa alla verifica, per esempio come fattura confrontata con il contratto d'appalto. Le istruzioni che qualcuno nasconde in un documento l'IA non le esegue.

I giustificativi caricati si trovano in un archivio privato in Svizzera. Per la classificazione il giustificativo va a un modello di IA con elaborazione nell'UE, solo per questa singola analisi e senza addestramento. I dettagli sono nell'informativa sulla protezione dei dati alla voce «Posta in arrivo, scanner e ricezione e-mail».

Per lo scanner serve un'app?

No. Lo scanner funziona nel browser dello smartphone o del tablet. La prima volta il browser chiede se può usare la fotocamera.

Cosa succede se manca una pagina?

Nei progetti con IA attivata Sollaro segnala per esempio «Manca la pagina 2 di 3» prima che Lei archivi il documento. Può scansionare la pagina in seguito oppure archiviare consapevolmente il documento incompleto.

Chi vede le e-mail inviate all'indirizzo del progetto?

Gli allegati li vedono le persone dello studio autorizzate a vedere la posta in arrivo del progetto. Il testo dell'e-mail Sollaro non lo salva.

Altre risposte su prezzi, termini, IA e ubicazione dei dati si trovano nelle Domande frequenti, i termini tecnici nel Glossario.